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Little by little, the bird builds its nest

Was passiert bei grober Halbzeit der Förderphase 2015/2016 nun alles bei RiedbergTV? Kurz gesagt: einiges.

Bei Antragstellung bestand das Team aus der alten Zusammensetzung von PhysikOnline, und mir als Neuankömmling. Sofort nach Zusage der Förderung wuchs unser Team um eine Handvoll HiWis. Plötzlich sind wir elf Leute und der nächste Clou steht bevor: wir bieten dem Deutschlandstipendium an, RiedbergTV als Mentorenprojekt bereitzustellen. StipendiatInnen können sich während ihres Stipendiums in Gruppen zusammenfinden und an vorgegebenen oder selbst ausgedachten Projekten versuchen. Es melden sich 16 interessierte StipendiatInnen bei uns.

Eine neue Organisationsplattform

Vor der Förderung von RiedbergTV verlief die Kommunikation innerhalb des PhysikOnline-Teams über den POTT, einem simplen Aufgabentracker. Schnell wurde uns aber mehrere Punkte klar:

  • der POTT ist zu unübersichtlich für ein großes Team
  • zu erledigende Aufgaben sind nicht immer nur simple Tickets
    • es ist Bedarf nach Sub-Tasks und weiteren Funktionen da
  • Eventuell schreckt der POTT technisch weniger versierte stark ab

Nach kurzer Diskussion und einigem Ausprobieren wurde sich dann auf den Vorschlag geeinigt einfach mal Freedcamp zu nutzen. Hierbei handelt es sich um eine klassisches SaaS-Angebot, welche aber auch eine kostenlose Version besitzt, die wir nun nutzen.

Freedcamp Projektübersicht

Klassische Ansicht eines Projekts in Freedcamp. Es findet eine Teilung in drei Spalten statt: „Not started“, „In progress“ und „Completed“.

Auch wenn es bei uns mittlerweile wieder Stimmen gibt, dass Freedcamp eventuell nicht zu 100% für unsere Zwecke geeignet ist, haben wir noch keine bessere Alternative gefunden. Abgeschlossene Aufgaben landen in der Spalte „Completed“, verschwinden aber nicht und stapeln sich somit an. Man kann nur ganze Themenbereiche (vgl. Bild, Bereich „Öffentlichkeitsarbeit“) archivieren. Dafür lassen sich Deadlines setzen, Sub-Tasks hinzufügen und auch Zuständigkeiten verteilen. Außerdem gibt es einen internen Kalender, ein Diskussionsforum und eine Dateiablage mit der Möglichkeit neue Datei-Versionen hochzuladen.

Eine Alternative zu WhatsApp

Kürzlich haben wir uns auch auf eine Alternative zur schnellen Kommunikation geeinigt und WhatsApp damit endlich hinter uns gelassen. Obwohl es sich weiterhin um proprietäre Software handelt, sind wir alle von Slack ganz angetan. Irgendwie erinnert uns Slack einfach an das gute alte IRC, wobei es eben Vorteile bringt. Der größte wäre: man muss nicht online sein, um die vergangenen/verpassten Inhalte eines Kanals lesen zu können. Im IRC waren dafür zumindest Bouncer notwendig, was einen erneuten Einrichtungsschritt für uns bedeuten würde. Dazu lassen sich nicht-öffentliche Kanäle erstellen und auch private Nachrichten an Nutzer schreiben, falls man etwas untereinander klären mag. Benachrichtigungen verschickt die mobile App per Push, wodurch man diese auch nicht durchgehend aufhaben muss.

Slack Übersicht

Desktop-App von Slack. In der linken Seitenleiste findet sich eine Liste der Kanäle und eine Übersicht der registrierten Nutzer.

Das tolle an Slack ist mal wieder, dass es eine kostenlose Version gibt und Apps für alle gängigen mobilen Betriebssysteme, sowie für die Desktop-Anwendung. Wobei bei letzterem auch die Nutzung des Browsers möglich ist!

Der Überblick im Chaos

Viele kleine Filmgruppen mögen natürlich auch viel und oft an das Kameraequipment heran. Dieses liegt normalerweise im alten PhysikOnline Büro im ITP. Damit hier aber auch der Überblick behalten wird, haben wir erstmals das gesamte Equipment etikettieret und mit Namen versehen. Wer hätte da gedacht, dass wir dabei ernst bleiben können!

Kamera PO-Maxwell

Beschriftungslabel an unserer Panasonic Kamera.

Wer nun Equipment ausleihen möchte, muss erst an unserem neuen Beauftragten dafür vorbei. Dadurch behalten wir zumindest die Übersicht, wer sich wann und was genau ausgeliehen hat.

Das war nun ein doch relativ kurzer Einblick in unsere aktuelle Organisationsstruktur. Weitere Einträge zu anderen Themen sind für die nahe Zukunft aber geplant.

P.S.: Eigentlich sollte der Blog eine deutsche Überschrift mit dem Titel „Mühsam ernährt sich das Eichhörnchen“ erhalten. Allerdings stieß ich zufällig auf die englische sinngemäße Übersetzung des Sprichworts und fand das irgendwie viel passender!

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