Nachhaltigkeit im Büro - Papiersparen im Industriepark Höchst

Textgliederung

Motivation – Warum sollte Papier gespart werden ?
Fragestellung und Zielsetzung
Methoden
Der Industriepark Höchst
Ergebnisse aus dem kooperierenden Unternehmen
Weitere Probleme und mögliche Lösungsansätze
Gespräch mit einem papierfreien Unternehmen
Maßnahmenvorschläge
Fazit und Ausblick
Abbildungs-/Quellenverzeichnis

Abbildungsgliederung

Papierverbrauch in verschiedenen Ländern
Verbrauch von Papier, Karton und Pappe
Ressourcenverbrauch
Kosten pro Jahr je Mitarbeiter*in
Papiersparen

Motivation – Warum sollte Papier gespart werden?

Deutschland hat einen höheren Papierverbrauch als die Kontinente Afrika und Südamerika zusammen (WWF). Ein Teil des Papierzellstoffes stammt aus tropischen und borealen Urwäldern, die für die Papierindustrie abgeholzt werden. Dadurch gehen wertvolle Lebensräume verloren (FÖP).

Papier ist in den meisten Firmen und Büros für viele Aufgaben unentbehrlich, stellt aber gleichzeitig auch eine der größten Umweltbelastungen durch Büros dar (Climate-KIC). Die Datenlage (Abb.1) zeigt, dass es in Deutschland einen hohen Handlungsbedarf gibt, da hier der Papierverbrauch pro Kopf sehr hoch ist. Dabei spielen Büros eine große Rolle (Abb. 2) und können gleichzeitig durch Papiersparen einen wichtigen Beitrag leisten, um eine Menge an Energie und Rohstoffen einzusparen. Auf diese Weise ließe sich auch der Industriepark Höchst nachhaltiger gestalten.

Fragestellung und Zielsetzung des Projekts

Die Fragestellung dieses Projektes lautet: „Ist es möglich, in Unternehmen durch relativ einfache Maßnahmen deutliche Mengen an Papier zu sparen und dadurch das Unternehmen effizienter und zugleich nachhaltiger zu gestalten und die Umwelt zu schonen?“ Ziel des Projektes ist es daher, den aktuellen Papierverbrauch eines exemplarisch ausgewählten Unternehmens im Industriepark Höchst näher zu untersuchen, um herauszufinden inwiefern dort bereits Maßnahmen zum Papiersparen umgesetzt werden, die Relevanz des Papiersparens aufzuzeigen und Möglichkeiten des Papiersparens zu entwickeln. Durch das Sparen von Papier sollen die CO₂-Emissionen minimiert, Wasser und Strom eingespart, sowie Bäume geschont werden.

Methoden

Zur Klärung der Fragestellung wurden zunächst in Eigenarbeit Literaturrecherchen zu dem Thema “Papier einsparen” betrieben. Gleichzeitig begann die Suche nach einem geeigneten Unternehmen im Industriepark Höchst, mit welchem ein Austausch über den innerbetrieblichen Papierverbrauch und das Druckverhalten möglich ist. Bereits recht schnell erging die Zusage eines Unternehmens mit etwa 500 Mitarbeiter*innen, dass an dem Projektvorhaben interessiert und zur Kooperation bereit war . In einem erstes Kennenlerngespräch mit dem Unternehmen konnten bereits gute Einblicke und nützliche Erkenntnisse für die weitere Projektarbeit gewonnen werden. Im Anschluss wurde dem Unternehmen ein spezifischer, in Gruppenarbeit entwickelter Fragebogen mit Fragen zum Papierverbrauch und Druckverhalten zugeschickt, welcher kurz darauf, zusammen mit zwei Datentabellen zum Verbrauch (Menge und Kosten des eingesetzten Papiers und der für den Druck notwendigen Toner), ausgefüllt zurückgesendet wurde.

Auf Grundlage des Gesprächs, des Fragebogens und der Datentabellen werden Probleme aufgezeigt und Maßnahmen entwickelt, die den Papierverbrauch und das Druckverhalten optimieren sollen. Zusätzlich wurde Kontakt mit einem papierfreien Unternehmen derselben Branche aufgenommen mit der Bitte, einen Erfahrungsbericht zu erhalten. Da es sich um firmeninterne Daten handelt, müssen beide Unternehmen anonym bleiben.

Ressourcenverbrauch

Normales Papier

In Deutschland werden jährlich ca. 800.000 t Büropapier verwendet (IFEU). Für diese Menge normales Druckerpapier werden 41,6 Mrd. l Wasser, 2.390.400 t Holz, 844.800 t CO2 und 8,4 Mrd. kWh Strom benötigt.

Abb. 3: Ressourcenverbrauch für ein PAK Papier (2,5 Kg) (Daten: Papieratlas 2020, Eigene Darstellung)

Recyclingpapier

In Deutschland werden jährlich ca. 800.000 t Büropapier verwendet (IFEU) Für diese Menge Recyclingpapier werden 16,3 Mrd. l Wasser, 896.000 t Altpapier, 707.200 t CO2, und 3,7 Mrd. kWh Strom benötigt.

Abb. 4: Ressourcenverbrauch für ein PAK Recyclingpapier (2,5 Kg). Außerdem prozentuale Abnahme des Ressourcenverbrauchs im Vergleich zu normalem Papier (Daten: Papieratlas 2020, Eigene Darstellung)

Der Industriepark Höchst

Der Industriepark Höchst ist Standort von mehr als 90 Unternehmen mit rund 22.000 Beschäftigten. Aufgrund der zahlreichen dort ansässigen forschenden und produzierenden Unternehmen handelt es sich um einen für die Stadt Frankfurt und darüber hinaus wichtigen Industriestandort, der in Bezug auf die nachhaltige Entwicklung Frankfurts eine wichtige Rolle spielt. In einer Informationsbroschüre wirbt der Industriepark Höchst mit Klimaschutz, einem nachhaltigen Wachstum, sozialer, ökologischer und ökonomischer Nachhaltigkeit und einer ressourcenschonenden Energieversorgung. „Viele Produkte aus dem Industriepark Höchst sichern unseren Lebensstandard und tragen durch modernste Technologien dazu bei, dass unsere Welt auch für die nachfolgenden Generationen lebenswert bleibt“ (Infraserv 2018). Damit die Welt auch für folgende Generationen lebenswert bleibt, ist Klimaschutz und klimabewusstes Handeln der Unternehmen unumgänglich, denn besonders die Wirtschaft kann einen großen Teil zum Klimaschutz beitragen, da der Industriesektor nach der Energieerzeugung der zweitgrößte Verursacher von Treibhausgasemissionen in Deutschland ist (UBA 2021). Neben der Energieversorgung stellt auch der Papierverbrauch einen wichtigen, wenn auch kleineren Punkt hin zu mehr Klimaschutz dar, der in der Informationsbroschüre des Industrieparks Höchst allerdings nicht angesprochen wird. In vielen Firmen, auch großen Unternehmen, besteht eine Offenheit und Bereitschaft gegenüber dem Thema Papier sparen, jedoch scheitert es bisher oft an der praktischen Umsetzung.

Ergebnisse aus dem kooperierenden Unternehmen

Die Auswertung des Fragebogens und der vom Unternehmen zur Verfügung gestellten Bezugsdaten haben verdeutlicht, dass auch in großen Unternehmen das Interesse und die Bereitschaft vorhanden ist, sich näher mit dem Thema Papiersparen auseinander zu setzen. Es zeigte sich, dass bereits gute Ansätze und Maßnahmen vorhanden sind, insgesamt aber noch großes Potenzial besteht und viele Prozesse optimiert werden können.

Folgende Punkte laufen im betrachteten Unternehmen bereits gut, bzw. sind noch zu verbessern

Einsparpotenziale innerhalb des Unternehmens wurden erkannt und einer Zusammenarbeit mit der Projektgruppe zugestimmt, um den Papierverbrauch zu reduzieren.
Das Unternehmen beschäftigt sich bereits mit dem Thema Nachhaltigkeit, überwiegend in Form von Energiesparen, Papier spielt bisher nur eine kleine Rolle.
Digitalisierungsprojekte wie Online-Gehaltsabrechnungen, die elektronische Bereitstellung von Informationen und die Einführung einer Cloud mit Berechtigungskonzept wurden bereits umgesetzt.
Papiersparprojekte wie die Nutzung von Tablets und weiteren elektronischen Systemen zur Eliminierung von Papiereinsatz und zur Vermeidung von Systembrüchen wurden bereits umgesetzt.
Ausgaben für Papier und Toner werden detailliert erfasst.
Nur ein Teil der Drucker sind Farbdrucker, der Rest Schwarz-Weiß-Drucker.

Trotz erster Maßnahmen (und Corona) ist keine relevante Abnahme des Papierverbrauchs von 2018 – 2020 zu beobachten.
Unterschiede zwischen den einzelnen Abteilungen sind sehr groß: in einigen Abteilungen nahm der Papierverbrauch und damit die Kosten für Papier deutlich ab, in anderen hingegen deutlich zu und in einem weiteren Teil blieben sie etwa gleich.
Bei den Mitarbeiter*innen ist ein Umweltbewusstsein vorhanden, allerdings liegt der Fokus bei den meisten Personen auf Energieeinsparung, während die Umweltauswirkungen des Papierverbruchs für Druckerzeugnisse wenig bedacht wird.
Die Belegschaft wird bisher nicht über die Auswirkungen des Papierverbrauchs aufgeklärt und das Angebot an Fortbildungen zum Thema Nachhaltigkeit ist ausbaufähig, weshalb viele Mitarbeiter*innen noch aus Gewohnheit Unterlagen ausdrucken.
Täglich bleiben viele Seiten im Drucker liegen, für die sich niemand zuständig fühlt.
Im Unternehmen sind sehr viele Drucker vorhanden, auf zwei Mitarbeiter*innen kommt etwa ein Drucker. Dadurch ist der Weg zum Drucker sehr kurz und man wird eher dazu verleitet, etwas auszudrucken.
Arbeitsprozesse sind nicht auf Papiersparen ausgelegt.
Gewisse offizielle Dokumente müssen laut Unternehmen aufgrund von bürokratischen Erfordernissen ausgedruckt werden.
Es erfolgt kein Druckermonitoring und somit hat man keinen Überblick, wann, wo und wieviel gedruckt wird.
Bisher keine Voreinstellungen an den Druckern (z.B. Duplex-Druck oder automatisches Schwarz-Weiß-Drucken).
In den einzelnen Abteilungen wird Papier in kleinen Mengen bestellt, sodass viel Verpackung anfällt und die Kosten pro Packung Papier höher sind.
Im Einkauf von Papier wird auf keine besonderen Siegel geachtet. Außerdem werden zwei Arten Papier eingekauft (Kopierpapier und Multifunktionspapier), zwischen denen – abgesehen vom Preis – keine nennenswerten Unterschiede bestehen.

Kosten pro Jahr je Mitarbeiter*in

Papierkosten

1 €

Tonerkosten

1 €

Gesamtkosten

1 €

(Daten beruhen auf den Informationen des von uns kontaktierten Unternehmen)

Berechnungen der Kosten haben ergeben, dass das Unternehmen für Papier- und Toner pro Monat so viel ausgibt, wie drei nach Tariflohn bezahlte Mitarbeiter*innen im Monat verdienen würden. Dabei sind Strom, sowie Druckergeräte und deren Wartung noch nicht mit in die Rechnung eingeflossen.

Bereits durch gezielte Nachfragen der Projektgruppe fielen dem Unternehmen einige Punkte auf, die es zu verbessern gilt. So soll zukünftig, abgesehen vom Rechnungsversand, nur noch das normale Kopierpapier gekauft werden, nicht mehr das teurere Multifunktionspapier. Außerdem soll ausgewertet werden, welche Drucker wie häufig verwendet werden, um die Anzahl der Geräte zu reduzieren. Zusätzlich wird nächstes Jahr eine neue Lagersoftware an den Start gehen, durch die u.a. eine Prozessoptimierung mit weniger Ausdrucken erreicht werden soll.

Zusätzlich ist aus Sicht der Projektgruppe an dieser Stelle noch auf einige weitere Probleme einzugehen, die zwar von dem ausgewählten Unternehmen nicht explizit genannt wurden, aber ebenfalls eine Rolle spielen:

Unmengen an Papier sorgen für volle Ordner und Archive, von denen die meisten nie wieder angeschaut werden. Durch eine elektronische Ablage könnte im Büro viel Platz gespart werden und trotzdem der Aufbewahrungspflicht Genüge getan werden
Papier, Drucker und Toner verursachen zusammen immense Kosten. Dieses Geld könnte man durch eine geringere Anzahl an Drucken einsparen oder sinnvoller verwenden
Auch Einwegartikel wie Papierhandtücher oder Verpackungsmaterialien tragen zum Papierverbrauch im Unternehmen bei
Drucken, Kopieren und Scannen unterbricht den Arbeitsfluss. Papierloses Arbeiten führt zu einer Verbesserung des Arbeitsflusses und einer Konzentration auf die wichtigen Themen.

Weitere Probleme und mögliche Lösungsansätze

Hin zu einem papierfreien Unternehmen können bürokratische Hindernisse auftreten, da zum Beispiel bei Verträgen und Zolldokumenten, das Drucken unumgänglich ist. Bei notwendigen Ausdrucken sollte auf Recyclingpapier mit dem Siegel des Blauen Engels gedruckt werden, um Wasser, CO₂-Emissionen, Holz und Strom einzusparen (Abb.4). Jedoch sollten in Zukunft auch dafür innovative Verfahren entwickelt werden, um Unternehmen das papierlose Arbeiten zu ermöglichen.

In Unternehmen können beim Drucken neben dem Papier sparen noch weitere Ressourcen eingespart werden. Druckerpatronen sollten erst bestellt werden, wenn sie wirklich leer sind und nicht bereits auf Vorrat. So wird umgangen, dass eventuell Drucker verschrottet werden und Toner übrigbleiben, welche in anderen Drucker nicht weiterverwendet werden können. Während des Druckens werden flüchtige organische Kohlenwasserstoffe, Papierstaub, ultrafeine Partikel und Ozon freigesetzt (BG ETEM 2018). Bei modernen Druckermodellen mit entsprechender Kennzeichnung können die Feinstaubemissionen gesenkt werden, die Wärmeerzeugung kann verringert werden und durch den Energiesparmodus kann Strom gespart werden (Brother 2019). Bereits durch diese Verbesserungen kann ein Unternehmen Kosten einsparen und die Umwelt schonen. Auf folgende Kennzeichnungen/Standards sollte geachtet werden:

• Stromsparende und schadstoffarme Drucker und Multifunktionsgeräte unter DE-UZ 205

• Druckerpapier mit besonders geringen Stofffreisetzungen unter DE-UZ 14a

• Aufbereitete Tonermodule unter DE-UZ 177

• Druckermodelle mit Blauem Engel-Siegel

(BG ETEM 2018)

Gespräch mit einem papierfreien Unternehmen

Bei Recherchen zu papierfreien Unternehmen wurde ein Unternehmen aus derselben Branche identifiziert und der Kontakt aufgenommen, um einige Fragen zum Umstieg, zu den Erfahrungen und den Herausforderungen hin zu einem papierfreien Unternehmen zu stellen. Die Firma legte schon beim Bau eines neuen Gebäudes viel Wert auf Umweltschutz und errichtete ein zu 90% autarkes Büro. Auch die Firmenfahrzeuge sind auf dem neusten Stand der Abgastechnik. Die Umstellung auf papierfreies Arbeiten war ein weiterer sinnvoller Schritt zu einem ökologisch nachhaltigen Unternehmen. Im Vorfeld der Umstellung analysierte das Unternehmen zuerst einmal, welche positiven Effekte auf die Umwelt, aber auch auf Zeit und Geld, ein Umstieg mit sich bringen würde. Anschließend wurde geprüft, welche Bereiche des Unternehmens tatsächlich papierfrei arbeiten können und mit Behörden abgeklärt, ob Einwände bestehen. Daraufhin wurde eine neue Software für das Dokumentenmanagement bestellt, evaluiert, getestet, verbessert und zuletzt in Betrieb genommen. Der ganze Umstieg verlief relativ zügig innerhalb von nur 3 Monaten und wurde vor allem von Führungskräften vorangetrieben. Als größte Herausforderung bei der Umstellung auf papierfreies Arbeiten wurde die Suche nach der geeigneten Software und der Veränderungsprozess im Kopf der Mitarbeiter*innen genannt. Betriebsintern treten heute keine Probleme mit dem papierfreien Arbeiten mehr auf, extern beharren einige Behörden noch immer auf Unterlagen in Papierform, etwa Zoll- und Lieferdokumente müssen weiterhin in Original gedruckt werden. Allerdings werden diese Dokumente anschließend vom Unternehmen nicht in Akten eingelagert, sondern extern digitalisiert und online im Rechenzentrum abgelegt. Das papierfreie Arbeiten kommt bei den Mitarbeiter*innen sehr gut an, da die Umwelt geschont wird und sich beim täglichen Arbeiten auf das Kerngeschäft konzentriert werden kann.

Startet jetzt und spart Papier

Du musst am Anfang nicht großartig sein, aber du musst den Anfang wagen, um großartig zu werden.

„Zig Ziglar“

(Amerikanischer Motivationsredner)

Im Folgenden finden sie eine Aufzählung an Maßnahmen die den Papierkonsum im Büro minimieren und verbessern.

Maßnahmenvorschläge

Anhand der Ergebnisse und der genannten Zahlen (Abb. 1-4) ist zu erkennen, dass der Handlungsbedarf und das Potenzial groß ist und besser heute als morgen mit der Papierreduktion begonnen werden sollte. Bereits durch die im Folgenden aufgeführten einfachen Maßnahmen in Bezug auf das Druckverhalten und Einstellungen an den Druckergeräten, kann eine Menge Papier im Büro eingespart werden:

Duplexdruck (beidseitiger Druck) nutzen, um 50% Papier einzusparen
Recyclingpapier/ Papier mit Siegel (z.B. Blauer Engel) verwenden, um Ressourcen zu sparen
Geringere Grammaturen verwenden, um Ressourcen zu sparen
Mehrere Seiten auf eine Seite drucken beziehungsweise Schriftgröße verkleinern
Mitarbeiter*innen schulen, um nachhaltiges Bewusstsein zu fördern
Green Print Software verwenden, um leere und überflüssige Seiten zu vermeiden
Arbeitsprozessoptimierung, um mehr digital zu arbeiten
Weniger Drucker, um Wege zum Drucker zu verlängern
Fehldrucke als Notizzettel verwenden
Standardeinstellungen der Druckgeräte (z.B.) von Farbdruck auf Schwarz-Weiß-Druck ändern
Druckmengen knapp vorkalkulieren, um überflüssige Drucke zu vermeiden
Druckermonitoring, um das Druckverhalten zu erfassen
Secure Pull Printing (Druckbestätigung am Drucker, um liegengebliebene Ausdrucke zu vermeiden)
Schriftverkehr in digitaler Form, um Papier zu sparen
Kontrolllesen am Bildschirm, um Probedrucke zu vermeiden
Elektronisches Archiv, um Akten zu reduzieren
Analoge Faxgeräte abschaffen und auf digitale Faxlösungen umstellen, um unnötige Ausdrucke zu vermeiden

Fazit und Ausblick

Einfache Änderungen im Druckverhalten der Mitarbeiter*innen und an den Voreinstellungen der Druckgeräte können Unternehmen helfen, Papier einzusparen. Besonders die Voreinstellung des Duplexdrucks, das Nutzen eines Secure Pull Printing System, die Aufklärung der Mitarbeiter*innen und die Optimierung von Arbeitsprozessen werden als wichtige Schritte hin zu einem papierärmeren Büro gesehen. Die Fragestellung „Ist es möglich, in Unternehmen durch relativ einfache Maßnahmen deutliche Mengen an Papier zu sparen und dadurch das Unternehmen nachhaltiger zu gestalten und die Umwelt zu schonen?“ lässt sich also definitiv mit einem „Ja“ beantworten.

In Zukunft erkennen hoffentlich noch mehr Unternehmen, wie einfach eine Reduzierung des Papierverbrauchs sein kann und wie viel Geld und Ressourcen dadurch gespart werden könnten.