Wirfs in den POTT!! – Projektmanagament in der Praxis

Startseite des PhysikOnline-POTTs

Im SeLF-Projektmanagament-Workshop am 01.03.2012 wurden viele Techniken erörtert, wie man im Team sinnvoll große Projekte organisiert. Gerade die Entwicklung/Implementierung neuer eLearning-Ideen in diversen Fachbereichen stellt an heterogene Teams mit typischerweise Programmierern vs. Studenten vom Fach große Herausforderungen. Entgegen landläufiger Meinung sind auch wir, die Macher vom PhysikOnline-eLearningprojekt nicht davor verschont. Doch mit dem POTT, Physik Onlines Team-Tracker, haben wir eine Software aufgesetzt, die uns viel Organisationsarbeit abnimmt.

POTT basiert auf Trac, einem Issue-Tracking-System. Zunächst eine Bestandsaufnahme: Das PhysikOnline-Projekt betreibt vor allem das gleichnamige ILIAS-Lernsystem als fachbereichsweite WebCt– (neuerdings OLAT-) Alternative. Derzeit zwei bis vier Hiwi-Programmierer entwickeln die Plattform aktiv weiter und bieten Support. Dann gibt es natürlich das SeLF 2008-Projekt PodcastWiki-Physik, für das wir dieses Jahr ein neues Team mit insgesamt fünf Hiwis aufgestellt haben und kräftig am produzieren und relaunchen sind (Bericht Two years after – PodcastWiki NG mit neuem Team, Projekten und Website folgt an dieser Stelle in Kürze). Und mit SeLF 2012 haben wir nun das neue POKAL-Projekt am Start, welches viele Leute involviert. Das Kernteam, mittlerweile insgesamt sieben Mitarbeiter, setzt auf flache Hierarchien: Jeder bestimmt idealerweise gleichermaßen den Kurs. Während ein derartiges Team einerseits viele Mails produziert (Kommunikation wächst bekannterweise exponentiell mit den Teilnehmern), sind die Aufgabengebiete andererseits in großteils disjunkte Teilprojekte getrennt. Die Folge: Viele uninteressante Mails.

Wir suchten nach einer Webplattform, die uns die Möglichkeit zum Zuweisen von Aufgaben zu Personen bietet, zum Diskutieren, formlosen Notieren und Dokumentieren. Welches sich vor allem nahtlos in den Mail-Workflow einbindet. Eine Menge Werkzeuge im Web bieten vieles davon – Wikis etwas taugen hervorragend zur Projektkoordination und -Dokumentation und sind extrem einfach zu bedienen. Kollaborationssoftware wie Microsoft OneNote bietet Kreativen die Möglichkeit, sich zentral auszutauschen. Zur Qual der Wahl hab ich Trac ausprobiert. Es bietet von Haus aus

• eine Wiki primär zur Langzeitdokumentation und um den Überblick zu behalten.
• als Kern ein Ticketsystem. Tickets sind kleine Aufgabenhäppchen, die man Leuten zuweisen kann und nach Themen, Wichtigkeit, veranschlagtem Zeitbedarf, Unterprojekt, usw. zuordnen kann. Die forenartige Diskussion erfolgt „direkt am Ticket“.
• einer Roadmap mit Meilensteinen, die einvernehmlich definiert werden und zu erreichen sind.
• einem Zeitstrahl (Journal), in dem man sofort die neusten Aktivitäten im System im Blick hat.

Wer wahlos auf die Links geklickt hat, dürfte merken, dass jedermann (scheinbar) völlig freien Lesezugriff zu dem kompletten System hat. Dahinter steckt die Philosophie des POTTs: Mache so viel wie möglich online zugänglich. Maxime ist die größtmögliche Transparenz des Projektes für alle Interessenten. Natürlich gibt es auch den Bedarf nach privater (interner) Diskussion. Dem tragen teaminterne Tickets und Wikiseiten Rechnung. Dennoch finde ich Informationsfreiheit für universitäre Forschung und Lehre essentiell.

Nach drei Monaten der Benutzung haben sich Tendenzen abgezeichnet: Alle sieben Mitarbeiter im Kernteam kommen mit der Software klar, der E-Mail-Verkehr wurde drastisch reduziert. Dennoch fehlen Funktionen wie Kalender und wirkliches Forum – das Ende der Fahnenstange wurde bei weitem nicht erreicht. Mit noch besserer Software werden wir in Zukunft versuchen, unseren Workflow noch mehr zu optimieren.

Dennoch wird kein Online-Werkzeug jemals die Effektivität eines wirklichen Meetings erreichen. Seit Februar 2012 haben wir zweiwöchige Jour Fixes für die jeweiligen Unterprojekte, in denen es dann oft heißt: Wirf es in den POTT!