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Projektmanagament ohne E-Mails?

Korken knallen lassen

PhysikOnline feiert!

Zwei Jahre nach dem Start unseres Projektmanagament-Werkzeugs „POTT“ (wir berichteten 2012 in diesem Blog) zählen wir unser tausendstes Ticket! Zu diesem Anlass, und weil ein SeLF-Projekt oft mit der Kommunikation des Teams steht und fällt, haben wir uns etwas Zeit für eine Untersuchung gemacht: Wie hat sich unser E-Mail-Verkehr durch die Einführung unseres „Team-Forums“ geändert? Ganz im Trend des „Quantified Self“, der digitalen Selbstvermessung, präsentieren wir hier die Ergebnisse.

 

Auf Suche nach Alternativen zur E-Mail

Statistik zu den Ticket-Followups

Umfang der Diskussionen im POTT: Die allermeisten Tickets haben unter 10 Diskussionsbeiträge (Durchschnitt ca 4 Beiträge). Einige wenige Tickets haben über 30 Diskussionsbeiträge.

Mit der Einführung des POTTs haben wir uns erhofft, den explodierenden E-Mail-Verkehr im studentischen Team (4-8 Mitarbeiter) zu reduzieren. Dies sagte uns die Erfahrung  aus Chat-Kanälen (Instant Messaging, zB WhatsApp oder Skype) sowie soziale Netzwerken (z.B. Facebook, Google+). Die Grenzen sind am Verschwimmen: Auf Facebook kann man Gruppen und forenartige Diskussionsrunden anlegen, per E-Mail-„Benachrichtigung“, auf die man aus der E-Mail heraus antworten kann, wächst Webforum und klassische E-Mail zusammen. Auf der anderen Seite gibt es traditionelle Kommunikationskanäle wie Mailinglisten, die im Hochschulalltag einen festen Platz haben (der zentrale Mailinglistenserver der Uni Frankfurt zählt über 1.700 Listen und ist an dieser Uni nicht der einzige), aber die tägliche E-Mail-Flut im Posteingang nicht reduzieren.

Tickets als Forenthreads

Als Programmierteam haben wir uns damals für die Projektmanagamentsoftware Trac entschieden. Sie bietet vor allem einen Wiki-Bereich und einen forumsartigen Bereich („Tickets“). Alle Funktionen sind um die Ticketfunktion herum konzentriert: So kann man Meilensteine festlegen, denen man Tickets zuordnen kann. Tickets haben damit eine Doppelfunktion: Sie bündeln Diskussion zweckgebunden an eine Problematik. Diese sollte eine kleine Aufgabe sein, z.B. „Plakate drucken“ oder „Präsentation vorbereiten“. Sie kann Menschen zugewiesen werden, und zu allem Extra haben wir auch dafür sorge getragen, dass im Facebook-Stil E-Mails und Tickets Hand in Hand gehen.

So haben wir innerhalb von zwei Jahren 1.000 Tickets erstellt und diskutiert. Wenn man das System von Trac, welches eigentlich einen Bugtracker (daher der Name) darstellt, mit dem eines klassischen Forums vergleicht, dann entspricht ein Ticket am besten einem Forenthread. Zu einem solchen Thread kann es beliebig viele Antworten geben. Wie viele waren es bei uns? Im Durchschnitt erfährt ein Ticket bei uns 3,6 Antworten. Damit ist einiges gewonnen: Statt vier zusammenhangslosen E-Mails gibt es auf einer Website, transparent und für alle Welt sichtbar eine Diskussion der man folgen kann. Wir haben uns die Anzahl der Antwortenm, die auf ein Ticket folgen, genauer angeschaut. In obigem Bild sind dazu zwei Plots in zwei Kästchen („Panels“) dargestellt. Das obere Histogramm zeigt dabei, dass nur wenige Tickets sehr viele Antworten erhalten und viele Tickets sehr wenige Antworten. Der Plot im unteren Kästchen ist doppeltlogarithmisch: Hier sieht man, was Soziologen als Preferential Attachment bezeichnen: Ein typisches Verhalten in Foren, wenige Einträge ziehen fast die gesamte Aufmerksamkeit auf sich, sehr viele bleiben undiskutiert. Deswegen ist die durchschnittliche Anzahl der Antworten auf ein Ticket auch wenig aussagekräftig.

Schreibt noch jemand E-Mails?

Die eigentlich interessante Frage ist noch nicht geklärt: Hat sich der E-Mail-Verkehr seit der Einführung des POTTs reduziert? Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, habe ich meinen eigenen E-Mail-Posteingang statistisch untersucht. Seit meiner Mitarbeit bei PhysikOnline 2011 haben sich dort über 3.000 E-Mails angesammelt. Filtert man die ca 1.200 Benachrichtigungsmails vom POTT heraus (das mag viel klingen, ist es aber nicht, wenn man die ca 3.000 Mails bedenkt, die Facebook mir in drei Jahren geschickt hat) und trägt man die E-Mails über die Zeit auf, ergibt sich folgendes Bild:

Monatsauflösung

E-Mail-Aufkommen im Vergleich zu Ticketbeiträgen im POTT, in Anzahl Beiträgen pro Monat

In diesem Graph sieht man zwei Kurven: Grün ist die Anzahl der E-Mails pro Monat, während blau die Anzahl der Ticketbearbeitungen pro Monat darstellt. Die Punkte stehen für den jeweiligen Monatsmittelwert. Insbesondere bei der blauen Kurve sieht man starke Schwankungen, die in etwa zwei mal pro Jahr ein Maximum aufweisen. Dies passt zeitlich auch gut zum zweijährlichen Semesterbeginn: Kurz bevor die Studenten wieder kommen, gibt es viel zu tun. Demgegenüber herrscht in den Semesterferien vorher Flaute.

Man erkennt, dass der POTT Anfang 2012 eingeführt wurde, da erst ab dann die Ticketzahlen größer als Null sind. Unmittelbar danach sinkt das Aufkommen der E-Mails signifikant bis August 2012, um danach aber wieder den gewohnten Umfang (mit Spitzen bis zu 100 Mails im Monat) anzunehmen. Ab dann scheinen die beiden Kurven „im Takt“ zu sein: Wenn viele Tickets geschrieben werden, werden auch viele E-Mails geschrieben, wohingegen wenige Tickets mit wenigen E-Mails korrespondieren. Statistisch können wir den Korrelationskoeffizienten ausrechnen und bekommen mit dem Pearson-Koeffizienten 0.59 eine Bestätigung dieses Verdachts.

Der POTT ersetzt also keine E-Mails, sondern ergänzt sie. Wir schreiben E-Mails mit Professoren oder einzelnen Projektmitarbeitern, außerdem werden diskrete Themen wie Personalfragen ausschließlich per Mail behandelt. Stattdessen wurde etwa die „Rundmail“ durch Tickets ersetzt. Insgesamt ist der Kommunikationsumfang damit gewachsen. Das ist typisch für unsere Zeit: Es kommen immer neue Kommunikationskanäle hinzu und die alten werden entgegen vieler Kritiker nicht „abgeschafft“, sondern behalten ihre Nische. So gibt es ja auch noch die eine oder andere uniinterne „Hauspost“ zu Organen wie SeLF oder dem Hochschulrechenzentrum.

 

Weitere Details zu den Statistiken gibt es in unserem POTT. Für eine interaktive POTT-Erlebnisreise besuche unseren POTT-Graph.

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